a) comunicazione telefonica

Non sempre viene attribuito a questo veicolo adeguata importanza. Molte manchevolezze sono aggravate dalla difficoltosa accessibilità delle linee, dovuta al sovraccarico dell'utenza e al fatto che l'Istituzione non dispone quasi mai di un numero dì linee e di personale adeguato alle sue reali esigenze. La difficoltà di entrare in comunicazione con una Istituzione innervosisce chi cerca tale comunicazione e lo predispone sfavorevolmente. Il personale addetto al centralino spesso è poco idoneo a stare al telefono: qualche volta è poco garbato o, nella migliore delle ipotesi, nervoso, e quindi rappresenta un pessimo biglietto di visita nei confronti del pubblico.
E' perciò opportuno non sottovalutare la funzione di questo settore dell'impresa addestrando opportunamente il personale. Ma il telefono costituisce altresì un veicolo tra i più diffusi nei rapporti interni dell'Istituzione e perciò una saggia politica di relazioni pubbliche dovrebbe indurre l'Istituzione ad addestrare il proprio personale (dirigenti ed impiegati) ad un corretto uso dello strumento (sarebbe già sufficiente raggiungere l'obbiettivo di considerare il telefono uno strumento di comunicazione e non di conversazione).
Una iniziativa che L'Istituzione dovrebbe sempre intraprendere è quella di dotarsi di uno o più "numeri verdi" soprattutto quando i suoi clienti si trovano in località diverse da quella in cui ha sede l'Istituzione.

b) incontri. conferenze. dibattiti ecc.

Servono a rendere di pubblica ragione il modo di pensare o di agire dell'Istituzione. Ne consegue che:
· debbono essere ben chiari gli obbiettivi che ci si propone di raggiungere;
· la scelta delle persone da invitare va fatta in relazione ai suddetti obbiettivi
· gli argomenti trattati debbono avere un interesse;
· il luogo dell'incontro deve essere accogliente;
· non debbono essere troppo frequenti, perché perderebbero di interesse;
· non debbono costituire manifestazioni a se stanti ma essere inserite nel quadro generale delle attività di P. R.
· la persona incaricata dell'incontro deve essere rappresentativa dell'Istitu-zione.

Un tipo di incontro particolare è la cosiddetta conferenza stampa. Viene usata sia come veicolo per dare determinate notizie, sia come mezzo per mantenere le relazioni con la stampa. La convocazione di una conferenza stampa non deve essere frequente ma riservata ad occasioni particolari. Di regola l'avvenimento che giustifica la conferenza stampa deve contenere elementi tali da dare l'avvio ad una discussione. In caso contrario la semplice distribuzione del "comunicato stampa" è già più che sufficiente per l'informazione dell'Istituzione.
Alla conferenza stampa dovranno essere invitati tutti coloro che rappresentano la stampa (quotidiana e periodica).
Gli inviti dovranno essere informali, possibilmente fatti a voce dal capo ufficio stampa o a mezzo telegramma o lettera redatta in forma amichevole. Evitare le formule arcaiche e pseudoufficiali tipo: "la S. V. è invitata ecc", che va sostituita con "Siamo lieti di invitarla ecc." o meglio ancora, trattandosi di colleghi giornalisti, "Sarò lieto di incontrarti alla conferenza ecc."
Agli intervenuti dovrà essere consegnata la cosiddetta "press kit", cioè una busta contenente blocco?notes o fogli bianchi, fotografie (quando ci sono), penna, dati relativi alla conferenza. Questa busta verrà data prima dell'inizio della conferenza in modo che i giornalisti possano rendersi conto della materia e preparare eventuali domande. Al termine della conferenza verrà distribuito il "comunicato stampa" (v. più oltre).
La conferenza stampa non deve essere confusa con i cosiddetti "cocktails per la stampa" che sono invece incontri informali senza scopi precisi, nel corso dei quali non vengono rilasciate dichiarazioni ufficiali.

Nell'organizzare manifestazioni di cui al punto b) è bene che l'ufficio che svolge la funzione R. P. predisponga adeguate metodologie scritte da verificare volta per volta. E' questo. un metodo elementare ed all'apparenza banale ma è il solo che consente dì evitare dimenticanze ed errori.

Nella preparazione di questi schemi, che ciascuna impresa dovrà predisporre sulla base delle proprie necessità ed esigenze, dovrà tenersi conto dei seguenti punti:
1) natura della manifestazione;
2) luogo ove si svolgerà;
3) valutazione del numero degli invitati. Dovrà essere fatta tenendo in dovuto conto molteplici fattori quali:
a) interesse della manifestazione;
b) eventuali manifestazioni contemporanee nella stessa città;
c) giorno in cui avviene la manifestazione,
4) servizi vari quali guardaroba, chiamata autovetture, posteggi ecc.,
5) accordi con ditte specializzate per rinfreschi, ricevimenti ecc.;
6) preparazione materiale da distribuire (fotografie, depliants, testi illustrativi);
7) servizio fotografico
8) preparazione e distribuzione degli inviti. I problemi da affrontare sono:
a) veste grafica;
b) numero degli inviti, che dovrà sempre essere superiore agli invitati;
c) tempestività dell'invio attraverso servizio postale prioritario, agenzia di città, o fattorini propri);
d) verifica degli indirizzi ? è l'attività preparatoria più importante per una manifestazione. L'ufficio deve sempre avere una rubrica o meglio uno schedario continuamente aggiornato. Non ci si può fidare degli "annuari o guide" che contengono spesso imprecisioni o errori.
Effettuato l'invio degli inviti è opportuno far seguire a questi, una serie di telefonate fatte alle persone delle quali ci si vuole assicurare la presenza. Questa forma di sollecito telefonico è molto importante perché:? permette dì conoscere in anticipo se le persone verranno o meno;? consente ai destinatari di capire che l'Istituzione attribuisce un particolare interesse alla manifestazione.
9) nella disposizione dei posti osservare le precedenze.

Al riguardo è utile ricordare che le "precedenze" sono disciplinate dalla circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri 26/12/1950 (pubblicata sull'annuario parlamentare e sul codice delle leggi amministrative) e dal R. D. 2210 del 16/12/1927. La nuova legge istitutiva delle regioni ha fatto sorgere numerosi problemi. In attesa che si verifichi una chiarificazione se non legislativa, almeno amministrativa, è opportuno consigliarsi con la locale Prefettura e col Capo di Gabinetto del Sindaco. C'è anche da tener presente l'opportunità di non affrontare questo argomento con eccessivo rigore ma con il maggior buon senso possibile e tenendo soprattutto conto delle consuetudini locali.

Al termine della manifestazione bisogna ancora effettuare:
· la valutazione dei risultati; il rendiconto delle spese;
· la raccolta della documentazione (ritagli stampa, fotografie);
· l'invio di ringraziamenti a chi di ragione;
· la comunicazione della documentazione ai settori dell'Istituzione che possono essersi interessati;
· la verifica di eventuali errori, manchevolezze, inconvenienti al fine dì evitarli in future analoghe manifestazioni.

Alcuni inconvenienti che spesso si verificano sono i seguenti:
· errori ed omissioni negli inviti;
· confusione durante il buffet
· mancata assistenza delle autorità presenti;
· autorità intervenute in misura maggiore delle previsioni e quindi non ben sistemate a sedere;
· scarsità o esagerazione del buffet;
· disordine al termine della manifestazione nel guardaroba o e nel parcheggio,

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Theorèin - Dicembre 2004